Digitales Biernach4: Wie man hybride Arbeit erfolgreich gestaltet

Livestream aus dem SKPlab vom 25.01.2022 mit Daniel Florian, Head of Government Affairs Germany des Cloud-Dienstleisters Dropbox und Frederik Paul, Bereichsleiter Unternehmensentwicklung und Recht bei S-Kreditpartner und verantwortlich für das Personalwesen der SKP.

Arbeitsorte, Arbeitszeiten, Arbeitsweisen: Durch Corona hat sich in der Arbeitswelt vieles dauerhaft verändert.

 

„Bereits vor der Pandemie hat die SKP Erfahrungen mit New Work gesammelt. Zunächst im „Spielfeld Digital Hub“ in Berlin-Kreuzberg und ab 2019 darüber hinaus im SKPlab, dessen Fläche 2021 verdoppelt werden konnte,“ berichtet Frederik Paul. „Als Rollout für alle waren die New-Work-Konzepte an den Standorten ursprünglich nicht geplant – wir wollten Erfahrungen sammeln und positive Erkenntnisse für uns ableiten. Doch dann überrollte uns die Pandemie mit dem ersten Lockdown und die Mehrheit musste von heute auf morgen ins Homeoffice wechseln.“ Innerhalb kürzester Zeit hat die SKP Hardware ausgeteilt, die die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeitsfähig machte.

 

Homeoffice als Chance für New Work
Die Geschäftsführung hat diesen neuen Weg als Chance erkannt und eine Betriebsvereinbarung zu Mobiler Arbeit ausgearbeitet, die im Herbst 2021 ausgerollt werden konnte. „Knapp 90% der anspruchsberechtigten Beschäftigten haben das Angebot Mobiler Arbeit angenommen,“ so Paul weiter. „Mobile Arbeit kann gut funktionieren, wenn unsere Führungskräfte Verantwortung an Ihre Teammitglieder übergeben und Vertrauen schenken. Dafür mussten wir die Anreize und eine Umgebung schaffen. In unserer „Toolbox für Führungskräfte“ sind Bausteine enthalten, mit denen sie in die Rolle eines Dirigenten bzw. Animateurs kommen können und Mitarbeitende fördern können. Die aktive Führung muss den Mitarbeitenden in der Ausübung ihrer täglichen Rolle Unterstützung geben, sonst wird sie nicht als Unterstützung wahrgenommen.“

Erfolgsfaktoren für hybride Arbeit
Dropbox hat sich im vergangenen Jahr zu einem Virtual-First-Unternehmen gewandelt und dabei seine Arbeitsweise grundsätzlich überdacht. „Dabei war eines unserer Motive der Wunsch unserer Belegschaft nach mehr Flexibilität”, erläutert Daniel Florian. Und obwohl auch Dropbox sein Virtual First-Konzept kontinuierlich weiterentwickelt, haben sich ein paar Erfolgsfaktoren hybrider Arbeit heraus kristallisiert: 
  • Büros müssen stärker als kollaborativer Raum genutzt werden
  • Unternehmensprozesse müssen „remote first“ gedacht werden
  • Digitale gestütztes, asynchrones Arbeiten sollte die Norm sein und
  • die Unternehmenskultur muss “digitalisiert” werden
“Uns war klar, dass Virtual First nicht ‘vitual only’ bedeuten kann, weswegen wir unsere Büros erhalten, aber grundsätzlich neu konzipiert haben, um einen Ort für persönliche Begegnungen zu erhalten”, so Florian weiter „Schreibtische für Einzelarbeit gibt es nicht mehr, dafür viel Raum für Meetings, Trainings oder Gespräche. Ein Besuch im „Studio“ sollte ein besonderes Ereignis sein und für Kollaboration, Brainstorming oder Team-Events genutzt werden. Teams, die über mehrere Standorte verteilt sind, sollen sich ebenfalls mindestens einmal pro Quartal regelmäßig treffen können. Wir haben auch virtuelle Watercooler-Treffen eingeführt und bieten kuratierte soziale Aktivitäten an, etwa Buchklubs oder Tipps für den Anbau von Obst und Gemüse im eigenen Garten oder auf dem Balkon.“

Auf dem Weg zu einer digitalisierten Unternehmenskultur
Für die Organisation des Arbeitstages hat Dropbox “core collaboration hours” eingeführt: das sind einerseits feste Zeiten für Video-Calls und synchrone Kommunikation und andererseits Zeiten für fokussiertes Arbeiten und asynchrone Kommunikation. Um die Zahl der Meetings zu reduzieren wurde festgelegt, dass Meetings vor allem für wichtige Entscheidungen, Diskussionen über strategische Fragen und sensible Themen wie Feedback- und Personalgespräche genutzt werden. Status-Updates und Projektstände werden asynchron in gemeinsam gepflegten Dokumenten geteilt.
 

Jede Unternehmenskultur besteht stets aus schriftlich fixierten und “unausgesprochenen” Elementen. „Wie bei einem Eisberg,“ schließt Florian ab. „Der größere Teil liegt unsichtbar unter der Wasseroberfläche. Elemente der Unternehmenskultur, die sich früher eher zufällig ergeben haben, müssen heute aktiv designed werden. Auch dafür haben wir unser Virtual-First-Toolkit kreiert, das nicht nur unsere Regeln für die Zusammenarbeit definiert, sondern auch dabei hilft, eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden.“

 

Das Virtual First Toolkit von Dropbox finden Sie hier.